Privacy beleid Expovet

Welkom bij Expovet. We willen transparant zijn over hoe we omgaan met uw persoonlijke gegevens en welke maatregelen we nemen om deze te beschermen. Hieronder vindt u een overzicht van welke persoonlijke gegevens we verzamelen, hoe we ze gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.

 

​​

1. Wie?

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van de Vlaamse Diergeneeskundige Kring V.Z.W., hierna genoemd EXPOVET, met maatschappelijke zetel te 9820 Merelbeke - Melle, Salisburylaan 133, met ondernemingsnummer BE 0458.806.337.

EXPOVET is de grootste vakbeurs van Vlaanderen voor dierenartsen en dierenartsassistenten.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van EXPOVET geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacy beleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door EXPOVET, meer bepaald hoe EXPOVET gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt. 

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. EXPOVET leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Voor de uitvoering van haar dienstverlening is EXPOVET de verwerkingsverantwoordelijke.

​

​

2. Welke gegevens?

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).  Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

​

2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contact name met EXPOVET via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier, via de software, of via registratie voor onze nieuwsbrief.

Dit betreft volgende informatie:

• (Elektronische) identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum

• (Elektronische) contactgegevens: e-mailadres, adres

• Financiële gegevens 

• Foto, beeldmateriaal

• De onderneming voor wie u mogelijk een aanvraag indient

• Uw voorkeurstaal voor de communicatie die u met ons voert

Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.

Het is mogelijk dat wij soms bijkomende informatie vragen.  Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening.

​

2.2.  Informatie die we verzamelen via publieke beschikbare bronnen

De informatie die we op publieke beschikbare bronnen terugvinden (zoals LinkedIn, de website van de onderneming namens wie een aanvraag wordt gedaan, etc.) zullen we mogelijk combineren met de informatie die de betrokkene ons zelf heeft overgemaakt.

​

2.3. Informatie die we verzamelen via cookies

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.).  Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies.  Gelieve ons cookiebeleid op de website door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.

 

​

3. Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

EXPOVET verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

​

3.1. Om u informatie te verstrekken over de beurs EXPOVET en om deze –waar mogelijk- beter af te stemmen op uw noden en wensen.

​

3.2. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven

​

3.3. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven 

​

3.4. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

 

​

4. Op basis van welke grondslag?

EXPOVET baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

EXPOVET verwerkt uw persoonsgegevens op basis van uw inschrijving voor de beurs, na ondertekening van een overeenkomst, met het oog op uw deelname aan de beurs.

EXPOVET kan ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens.  Dit is bijvoorbeeld het geval voor foto’s en beeldmateriaal. Tijdens het evenement kunnen er foto's en video's worden gemaakt waarin u herkenbaar bent. Deze beelden kunnen mits uw toestemming worden gebruikt voor promotionele doeleinden, zoals op onze website, sociale media en ander marketingmateriaal. Indien u bezwaar heeft tegen het gebruik van uw afbeelding, kunt u dit ter plekke kenbaar maken aan onze fotografen of contact met ons opnemen via expovet@gmail.com.

Daarnaast is het mogelijk dat EXPOVET zich in bepaalde omstandigheden beroept op het gerechtvaardigd belang.

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening ten volle aan te gaan of uit te voeren.

 

5. Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?

EXPOVET kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening.  

Indien EXPOVET uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een (gegevensverwerkings)overeenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt. 

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

 

​

6. Linken naar andere websites

Onze website kan links naar andere websites of diensten van derden bevatten. Deze links worden uitsluitend ter informatie en gemak voor onze bezoekers aangeboden. Wij hebben geen controle over de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites en diensten, en wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige schade of verlies veroorzaakt door of in verband met het gebruik van deze links.

Wij wijzen erop dat deze externe websites en diensten hun eigen privacybeleid en praktijken hebben met betrekking tot gegevensbescherming. Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt zorgvuldig door te lezen voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

Het feit dat wij links naar deze externe websites en diensten aanbieden, impliceert niet dat wij hun inhoud of hun praktijken met betrekking tot gegevensbescherming onderschrijven of verantwoordelijk zijn voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) door deze derden. Het gebruik van externe links is volledig op eigen risico van de gebruiker.

 

​

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door EXPOVET bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen EXPOVET en de deelnemer aan de beurs.  Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

​

​

8. Passende technische en organisatorische maatregelen

EXPOVET heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. 

EXPOVET besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan EXPOVET aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. EXPOVET slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens. 

 

​

9. Rechten van betrokkenen

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

​

9.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  EXPOVET.  Daarnaast heeft u steeds het recht om EXPOVET te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

​

9.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank.  Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen.   U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

​

9.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

​

9.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan EXPOVET in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.  

​

9.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.  U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van EXPOVET verwijderd worden.

​

 9.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door Vlaamse Diergeneeskundige Kring V.Z.W te contacteren, hetzij per e-mail via expovet@gmail.com hetzij per post naar Vlaamse Diergeneeskundige Kring V.Z.W, Salisburylaan 133, 9820 Merelbeke - Melle. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van een identificatiebewijs toe te voegen.

Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

​

 9.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door EXPOVET evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

​

9.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be

 

​

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

 

Laatst bijgewerkte versie: 20/02/2025